Conformément à la loi 2002, les données personnelles relatives aux usagers doivent être retranscrite dans le dossier de l'usager ou voire, pour partie et le cas échéant, au sein d'espaces provisoires de travail (tel que les cahiers de liaison).
Les données devront dans tous les cas être traitées conformément au RGPD.
Il s'agira notamment de déterminer précisément les finalités du traitement des données des usagers.
Le choix des informations traitées devra se faire selon le principe d’utilité. L’existence d’un champ dans une solution informatique ne justifiera pas son utilisation.
La grille de lecture suivante doit être utiliser pour qualifier l’utilité des informations contenues dans les dossiers :
- L’information est-elle au service du projet personnalisé ? De l’usager ?
- Est-elle profitable à l’usager ? Respecte-t-elle son intérêt, ses droits ?
- Cette information est-elle précieuse ? A-t-elle du sens ?
- Est-elle nécessaire aux intervenants ? A tous ? Seulement à certains ?
Données personnelles d'usagers généralement utilisées
Ci-après un aperçu de l'ensemble des données pouvant être utilisées dans les établissement ou services du secteur médico-social sous réserve d'un finalité dûment justifiée et du respect de la législation en vigueur:- les données d’identification des bénéficiaires de l’accompagnement et du suivi social et médico-social et, le cas échéant, de leurs représentants légaux : nom, prénom, sexe, adresse, courriel, numéro de téléphone, date et lieu de naissance, photographie, numéro d’identification de rattachement à un organisme (numéro d’adhérent ou allocataire) et numéro de sécurité sociale (uniquement dans le cadre d’échanges avec les professionnels de santé, les organismes de sécurité sociale, de prévoyance ou des fournisseurs de matériel ou produits médicaux)
- la nationalité du bénéficiaire (sous la forme « Français/UE/Hors UE ») et les documents prouvant la régularité de son séjour en France dès lors que le bénéfice de l’aide ou de la prestation sollicitée est soumis à une condition de régularité du séjour. des informations relatives à la vie personnelle du bénéficiaire : situation et composition familiale du foyer, habitudes de vie nécessaires à l’organisation de la vie quotidienne, centres d’intérêt, langue parlée dans la mesure où cette information est indispensable pour mentionner le besoin de traducteurs
- la nature de la mesure de protection juridique, et le cas échéant les coordonnées du mandataire le parcours professionnel et de formation dans le cadre de l’aide à l’insertion professionnelle des personnes handicapées (scolarité, situation au regard de l’emploi, de la formation et de la qualification) la situation professionnelle antérieure des personnes âgées lorsque cette information est nécessaire à un accompagnement et un suivi adapté à leurs besoins
- les conditions de vie matérielles : situation financière (ressources, charges, crédits, dettes) ; prestations et avantages sociaux perçus (nature, montant, quotient familial, numéro allocataire) situation face au logement et à l’hébergement (type et caractéristiques du logement ou modalités d’hébergement : domicile personnel, familial, sans abri, hébergement de fortune, hébergement mobile, hébergement d’urgence, hébergement d’insertion) moyens de mobilité.
- la couverture sociale : organismes de rattachement et régimes d’affiliation, droits ouverts les coordonnées bancaires dans la mesure où cette information est nécessaire au versement d’une prestation la santé à des fins d’administration de soins, comprenant les informations relatives au handicap. Ces données peuvent être collectées à d’autres fins, sous réserve du consentement exprès des personnes concernées ou de leurs représentants légaux, d'une part, et d'être strictement nécessaires au suivi social et médico-social, d'autre part la vie sexuelle (orientation sexuelle et conduite sexuelle), sous réserve d'être directement collectées auprès des personnes concernées, après le recueil de leur consentement exprès ou celui de leurs représentants légaux, et d'être strictement nécessaires pour organiser des actions de prévention et assurer une éducation sexuelle adaptée dans le cadre de la prise en charge des personnes handicapées, et, le cas échéant, pour faire intervenir un professionnel de santé si la personne concernée est confrontée à des risques particuliers au regard de sa sexualité les opinions religieuses sous réserve d’être collectées auprès des personnes concernées ou de leurs représentants légaux, après le recueil d’un consentement exprès et d’être strictement nécessaires à une prise en charge adaptée et respectueuse des convictions des personnes concernées
- l’évaluation sociale et médico-sociale des personnes concernées (difficultés et appréciations sur les difficultés rencontrées, évaluation de la situation des personnes afin de repérer une aggravation d’une perte d’autonomie)
- le type d’accompagnement des personnes et les actions mises en œuvre (domaines d’intervention, historique des mesures d’accompagnement, objectifs, parcours, actions d'insertion prévues, entretien et suivi)
- mention de l’existence d’une situation de maltraitance, afin d’adapter l’accompagnement de la personne concernée. En revanche, sont exclues les données relatives à une éventuelle procédure en cours ou à l’existence d’une enquête pénale
- les directives anticipées, et le cas échéant le nom et la qualité de la personne de confiance
- les données d’identification des personnes concourant à la prise en charge sociale et médico-sociale ainsi qu’à l’entourage susceptible d’être contacté (aidants professionnels ou familiaux, médecin traitant, médecins experts, personne de confiance) : nom, prénom, qualité, organisme d’appartenance, numéro de téléphone, adresse, courriel, téléphone.
Objectif(s) poursuivi(s)
- gestion administrative des personnes concernées,
- saisie des problématiques identifiées dans le cadre de l’évaluation sociale et médico-sociale des personnes en vue de leur garantir un
- accompagnement adapté et, le cas échéant, les orienter vers les structures compétentes susceptibles de les prendre en charge,
- élaboration et suivi du projet personnalisé d’accompagnement des personnes,
- échange et partage d’informations entre les intervenants sociaux, médicaux et paramédicaux des informations strictement nécessaires permettant de garantir la coordination et la continuité de l’accompagnement et du suivi des personnes,
- gestion des demandes d’attribution de places en établissement ou service, médicalisé ou non, et des demandes d’aides à domicile,
- gestion et tenue des dossiers individuels de soins dans le cadre du suivi médical des personnes, comprenant la gestion des remboursements de frais médicaux,
- gestion et suivi des activités individuelles ou collectives des personnes, organisation et suivi des parcours d’insertion et/ou d'intégration scolaire, sociale et professionnelle pour les personnes handicapées,
- accompagnement et suivi des personnes dans l’accès aux droits, y compris les droits relatifs à la fin de vie, contrôle d’effectivité du plan d’aide à partir des besoins, du montant des prestations, de leur réalisation et de leur évaluation,
- gestion financière et comptable de l’établissement, du service ou de l’organisme, établissement de statistiques, d’études internes et d’enquêtes de satisfaction aux fins d’évaluation des activités, de la qualité des prestations et des besoins à couvrir.
