Le cahier de transmission ou cahier de liaison est un outil essentiel au fonctionnement au quotidien des établissements sociaux et médico-sociaux. Il recense chaque jour l’ensemble des informations dont la bonne circulation au sein de l’équipe garantit la qualité de l’accueil et du service fournis aux usagers. Outils essentiel de liaison, les différents intervenants peuvent y inscrire leurs observations à l’attention des autres accompagnants (éducateurs, infirmière, médecin, prestataire de service à domicile...). Il permet la passation de consignes entre les différents intervenants.
Il est essentiel pour chaque structure de définir les techniques et méthodes permettant le bon renseignement du cahier (contenu visé, modalités d’expression, suivi des informations etc.). Les modalités de gestion des données doivent également être établies (notamment concernant leur suppression).
Le cahier de liaison se trouve généralement sur le lieu de la prise en charge et peut être individuel (notamment pour les prises en charge à domicile) ou collectif (notamment dans le cadre d'hébergement collectif comme par exemple dans les MECS).
Le cahier de liaison n'est pas seulement un outil au quotidien: il est aussi souvent utilisé comme un véritable aide-mémoire du suivi de l'usager lors de la rédaction de suivi de rapport.
Il est d'usage courant de considérer le cahier de liaison comme un élément externe au dossier de l'usager en revendiquant le caractère provisoire de cet espace. Vous ne pourrez revendiquer le caractère provisoire des notes déposées dans la cahier de liaison (et les exclure du droits d'accès dont dispose les usagers dans la cadre de la loi 2002) seulement si elles sont supprimées dans des délais raisonnables (à définir). Les informations importantes pour le dossier de l'usager seront alors reprises dans les rapports de suivi des usagers.
